Hét éve van lehetősége a cégeknek elektronikus számlát kiállítani és befogadni, de a PTA Diamond könyvelőirodánál csak mostanában figyeltünk meg fokozódó érdeklődést. Talán a számlázási gyakorlatba lassan beszivárgó fejlesztés mostanra érte el azt a szintet, amikor a cégek közül többen is felkapják a fejüket és megállapítják: nahát, ezen spórolni lehet!
Vagy éppenséggel az kelti fel a vállalkozások figyelmét, hogy több másik cég és a nagyobb bankok már évek óta használják ezt a technikát, és az így beérkező számlákkal ők nem tudnak mit kezdeni. Mert hogyan archiválják? Kinyomtatva talán, vagy digitálisan? Őrizzék meg addig, mint a hagyományos számlákat?
Az ügyfeleink megnövekedett érdeklődésének kielégítésére tehát elhatároztuk, hogy megválaszoljuk ezeket a kérdéseket, sőt, többet is teszünk. Elmondjuk az elektronikus számlázás előnyeit, hátrányait. Így minden cég maga mérlegelheti, hogy érdemesnek tartja-e bevezetni azt saját ügyfeleinél.
Elektronikus számla befogadása
Semmilyen jogszabály nem rendelkezik arról, hogy a kiállító milyen úton továbbítsa a már kiállított elektronikus számlát. A kialakult gyakorlat azonban azt mutatja, hogy ezek a számlák leggyakrabban e-mail formájában érkeznek a cég egy központi e-mail címére (példáulpenzugy@cegnev.hu), vagy a pénzügyes kolléga céges postafiókjába.
Szintén népszerű megoldás, hogy valamilyen központi portálról tölthetők le az elkészült elektronikus számlák, a portálon történt bejelentkezést követően. Ilyenkor a számla elkészültéről ugyancsak többnyire e-mailben kap értesítést az illetékes számlakezeléssel foglalkozó munkatárs, majd kezdheti el a letöltést.
Mindkét esetben elmondhatjuk, hogy a kapott elektronikus számla általában .pdf kiterjesztésű fájl, aminek megtekintéséhez az Adobe Acrobat Reader programra, vagy más pdf olvasó alkalmazásra van szükség. Ennek két oka van. Egyrészt az, hogy az említett formátum eleget tesz az Áfa tv. 175§ (1) bek. „adattartalom sértetlenségére” vonatkozó kritériumának, tehát utólag nem módosítható. Másrészt pedig, hogy pdf olvasó ma már szinte minden számítógépen eleve rendelkezésre áll, de legalábbis könnyen telepíthető.
A beérkezett és megnyitott számlák tartalmát ugyan úgy meg kell vizsgálni, ahogyan azt a hagyományos számlákéval tennénk. Az elektronikus számla adattartama megegyezik a papíralapú számláéval, így befogadáskor ellenőrizzük a dátumokat, a számlázási címet, adószámot és más egyéb kötelező elemeket.
Elektronikus számla megőrzése
A Számvitel tv. 169§ (5) bek. kimondja, hogy az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni. Nem elfogadható tehát, hogy a számlát kinyomtatjuk, és papír alapon tároljuk!
Ha az elektronikus számla egy e-mail csatolt mellékletét képezte, akkor a teljes e-mailt, vagy a csatolt mellékletet kell megőriznünk és archiválnunk olyan módon, hogy azt 8 év múlva is késedelem nélkül elő lehessen venni, és el lehessen olvasni. Az elektronikus számla ugyanis akár csak a papír alapú társa, 8 évig megőrzendő. (Szt. 169§ (2) bek.)
Az elektronikus számla archiválásának követelményeit a 114/2007 (XII.29) GKM rendelet tartalmazza részletesen. Azonban nagy vonalakban elmondható, hogy a megőrzésnek védenie kell a bizonylatot a jogosulatlan hozzáférés, törlés, megsemmisítés vagy véletlen megsemmisülés ellen, és ki kell zárnia az utólagos módosítás lehetőségét.
A digitális archiválását a cégek megoldhatják házon belül, de kiadhatják a feladatot erre szakosodott vállalkozásoknak is. A spórolás miatt általában az első megoldásra esik a választás, már ha születik döntés egyáltalán. Hiszen az is gyakori, hogy a cégvezetők nem foglalkoznak a kérdéssel. Ebben az esetben az adott pénzügyes kollégára vagy kolléganőre bízzák, oldja meg az elektronikus számlák tárolását úgy, ahogy jónak látja.
A fenti megoldással sok a probléma. Például ha a pénzügyes kolléga el is menti a különféle csatolt vagy letöltött bizonylatokat, ezt általában egy helyre teszi, például a C:/ meghajtóra. Az adott meghajtó adattartalmának archiválása aztán vagy megoldott, vagy nem. Elegendő egy véletlen és a winchester sérülése következtében az eredeti bizonylatok örökre elvesznek. Még ha az elektronikus számlák tárolását cégen belül oldja is meg, mindig figyeljen arra, hogy a bizonylatokat több helyre mentse el, és időnként készítsen biztonsági másolatot.
